Zarafa Ryhmätyökalu yhdistää Microsoft Outlookin ja Exchangen käytettävyyden sekä Linux-palvelimen vakauden ja joustavuuden. Siihen kuuluu monipuolinen verkkokäyttöliittymä, Zarafa WebAccess, ja se tarjoaa loistavat mahdollisuudet yhdenmukaistamiseen erilaisten työkalujen, mukaan luettuna matkapuhelintyökalujen kesken.Useimmat Zaratan komponenteista ovat lähdekoodiltaan avoimia (AGPLv3:n alle lisensoituja) ja siten vapaasti ladattavissaZarafan Yhteisöversiossa.
On myös olemassa useita lähdekoodiltaan suljettuja komponentteja, kuten:
Zarafan Windows-käyttöjärjestelmä, joka tarjoaa integroinnin Outlookin kanssa,
Zarafa BES-integrointi, joka tarjoaa yhdistettävyyden Blackberry Enterprise -palvelimen kanssa,
Zarafan ADS-liitännäinen, joka tarjoaa integroinnin Active Directoryn -hakemistopalvelun kanssa, ja
Zarafan varmuuskopiointityökalut.
Nämä työkalut, kuten myös monet lisäominaisuudet suurille laitteistoille ja palveluntarjoajille, on ainoastaan mahdollista saada yhdessä tukisopimuksen kanssa osana Zarafan kaupallista versiota.
Vaihtoehtoisesti saatavilla on laaja valikoima palveluntarjoajien Zarafa-tarjouksia.
Tässä oppassa kuvataan Zarafan käyttöä käyttäjän näkökulmasta. Oppaassa käydään läpi seuraavat toiminnot:
Tämän ohjekirja on osoitettu Zarafa Ryhmätyökalun käyttäjille. Työkalua voidaan käyttää monin eri keinoin:
Microsoft Outlookin ja Zarafan Windows-työkalun avulla
Zarafa WebAccessin kautta, joka on lähdekoodiltaan avoin, verkkopohjainen ryhmätyöratkaisu, sekä
useiden matkapuhelintyökalujen, kuten BlackBerryn, Google Androidin, Windows Mobilen sekä Apple iPhonen kanssa.
Luku 2. Zarafa WebAccessin käyttäminen
Tässä osiossa kuvaillaan Zarafa WebAccessia, eli Zarafa Collaboration Platformin (ZCP) verkkopohjaista rajapintaa.
Zarafa WebAccessia käytettäessä tarvitaan verrattain uusi versio Mozilla Firefoxista (suositeltu) tai Microsoft Internet Explorerista.
Tällä hetkellä Zarafa WebAccess tukee Microsoft Outlookin käytetyimpiä ominaisuuksia melko yhdenmukaisesti. Verkkopohjaista rajapintaa ei koskaan voi kuitenkaan verrata alkuperäisohjelman (kuten Microsoft Outlookin) toimivuuteen ja käytettävyyten.
Kirjautuaksesi sisään Zarafa WebAccessiin, siirry selaimella järjestelmän ylläpitäjän tukemaan URL-osoitteeseen. Yleensä tämä URL näyttää tältä:
http://DOMAINISI_NIMI/webaccess/
After logging in, all Outlook folders and the Public folders the account has access to can be accessed. The most basic functions are available from the WebAccess' toolbar found across the top of the page. See
Kuva 2.2, ”"Uusi"-valikko”.
Eräät kansioiden toiminnoista ovat saatavilla vain pudotusvalikosta, joka aukeaa, kun hiiren oikeaa näppäintä klikataan kansiokuvakkeen päällä.
(Ali)kansioiden luominen, siirtäminen, uudelleen nimeäminen, kopioiminen tai poistaminen on mahdollista klikkaamalla hiiren oikeaa näppäintä kansiolistan päällä. Tällöin aukeaa kuvan mukainen ponnahdusvalikko:
Kuva 2.3, ”Kansion ponnahdusvalikko”.
Outlookin oletuskansioita (kuten Saapuneet, Kalenteri ja Yhteystiedot ei voi poistaa, siirtää tai nimetä uudelleen.
Sähköpostien, tapaamisten ja yhteystietojen tulostaminen WebAccessista on mahdollista. Voit yksinkertaisesti käyttää Tulosta-painiketta työkalupalkista.
Näiden vaiheiden kautta on myös mahdollista tulostaa päivä-, viikko- tai kuukausikohtaisia kalenterinäkymiä.
2.2.2. Ikkunan koon muuttaminen
Aivan kuten Outlookissa, voit säätää WebAccessin ikkunoiden kokoa niin korkeus- kuin leveyssuunnassakin. Tämä tapahtuu viemällä hiiren osoitin kahden ikkunan liitoskohtaan ja vetämällä hiirellä haluamaasi suuntaan.
2.2.3. Tyhjennä Poistetut kohteet -kansio
Poistetut kohteet -kansio voidaan tyhjentää käyttämällä hiiren oikeaa näppäintä ja valitsemalla vaihtoehto Tyhjennä kansio. Tämä toiminto on valittavissa (hiiren oikealla näppäimellä aukevasta valikosta) ainoastaan Poistetut kohteet- sekä Roskaposti -kansioista (mikäli se on olemassa).
When deleting an item in the
Deleted Items folder or the
Junk Email folder, the item is still temporarily recoverable. Select the
Deleted Items folder or
Junk Email folder, and use the button
Restore Item in the bar at the top. As shown in
Kuva 2.4, ”Kohteiden palautusikkuna” it is possible to restore all or a selection of the deleted messages or folders. The restored items will be moved to the old location. Deleting items from
Kuva 2.4, ”Kohteiden palautusikkuna” removes them permanently — in that case only backups can recover an item. When restoring a folder, only that folder will be restored. If the restored folder contained subfolders, these can be restored by selecting the just restored folder and clicking on the
Restore Item button again.
2.2.5. Merkitse kaikki kansion viestit luetuksi
Kaikkien kansion viestien merkitseminen luetuiksi tehdään klikkaamalla hiiren oikeasta näppäimestä aukeavan valikon toimintoa Merkitse kaikki viestit luetuiksi. Huomioithan, että valittaessa tämä toiminto lähettäjän pyytämiä lukukuittauksia ei lähetetä, vaikka näin olisikin säädettynä asetuksista.
Hiiren oikealla näppäimellä aukeavassa Ominaisuudet -valikossa on saatavilla lisätietoja kansiosta (kuten varaston koko ja kohteiden määrä kansiossa). Halutessasi tarkempia tietoja varaston koosta, käytä Kansion koko… -painiketta, josta löydät listan kaikista kansion alikansioita, mukaanluettuna kunkin yksittäisen kansion koko.
2.3. Muiden käyttäjien pääsy kansioihin ja kalentereihin
Kuten Outlookissa, myös WebAccessissa on mahdollista asettaa kansioille jakamisoikeuksia. Tämä tapahtuu klikkaamalla hiiren oikealla näppäimellä kansion päällä ja valitsemalla
Ominaisuudet, ja sitten välilehti
Oikeudet :
Kuva 2.5, ”Kansion oikeudet”.
Klikkaa Lisää -painiketta Oikeudet -välilehden alla.
Kun Osoitekirja aukeaa, valitse henkilö, jolla haluat antaa oikeudet ja klikkaa Ok. Tämä henkilö lisätään listaan oikeuksista.
Please note that this persons' permissions must be changed. As by default the dialog grants no additional permissions.
Klikkaa Ok tallentaaksesi muutokset ja sulkeaksesi oikeusikkunan.
Klikkaa henkilöä, jonka oikeuksia haluat muuttaa.
Now the permissions can be manually set in the bottom part of the permissions window, or one of the preset profiles can be selected from the Profile drop-down menu.
Klikkaa Ok tallentaaksesi muutokset ja sulkeaksesi oikeusikkunan.
Klikkaa henkilöä, jonka haluat poistaa listalta.
Klikkaa Poista -painiketta.
Klikkaa Ok tallentaaksesi muutokset ja sulkeaksesi oikeusikkunan.
2.3.4. Avaa Jaetut kansiot
Avataksesi Jaetut kansiot Zarafa WebAccessista, klikkaa kansiolistan alla olevaa
Avaa Jaetut kansiot -linkkiä. Kuvan mukainen ikkuna aukeaa:
Kuva 2.6, ”Avaa Jaetut kansiot”
Kuvassa
Kuva 2.6, ”Avaa Jaetut kansiot” näkyvän ikkunan kautta on mahdollista avata yksittäinen kansio (esimerkiksi Kalenteri-kansio) tai tietyn käyttäjän koko kansiolista.
The opened folders are stored in the users' WebAccess profile, so the next time the user tries to login to the WebAccess the opened folders are readily available.
Sulkeaksesi avatun kansion, käytä hiiren oikealla näppäimellä aukeavan valikon Sulje varasto -toimintoa.
2.4.1. Uuden sähköpostiviesitn kirjoittaminen ja lähettäminen
Sähköpostiin voidaan lisätä liitteitä klikkaamalla Liite -painiketta tai Paperiliitin -kuvaketta.
Sähköpostiviesti voidaan tallentaa valitsemalla Disketti -kuvake. Sähköposti tallentuu Luonnokset -kansioon.
Merkitäksesi viestin tärkeäksi, klikkaa Huutomerkki (!) -kuvaketta.
Lisätäksesi vastaanottajan, joko lisää hänen sähköpostiosoitteensa Vastaanottaja, Kopio, tai Piilokopio -kenttään manuaalisesti, tai valitse henkilö Osoitekirjasta, jonne pääset klikkaamalla Vastaanottaja, Kopio tai Piilokopio -painiketta.
Kun lisätään yksi tai useampi käyttäjä, sähköpostiosoitteet tulee erotella toisistaan puolipisteellä (;).
Sisäiset käyttäjät näytetään Osoitekirjassa oletuksena (katso:
Kuva 2.8, ”Osoitekirja”) (ellei Asetuksissa ole toisin määritelty). Käyttämällä alasvetovalikkoa, joka on otsikoitu
Näytä nimet kohteesta:, on mahdollista tarkastella yhteystietoja joko henkilökohtaisesta tai Jaetusta yhteystietokansiosta. Vaihtoehtoisesti on mahdollista etsiä kansiosta tietoja käyttämällä ruudun vasemmassa yläkulmassa olevaa hakukenttää.
Versiosta 6.30.0 eteenpäin on mahdollista lisätä yrityksen kattavia, määriteltyjä osoitelistoja Osoitekirjaan. Tutustu ZCP Ylläpitäjän Oppaaseen saadaksesi lisätietoja koskien osoitelistoja.
2.4.1.1. Automaattinen sähköpostiosoitteen ennakointi
Kun kirjoitat sähköpostiosoitetta tai yhteystietoa
Vastaanottaja,
Kopio tai
Piilokopio -kenttiin, WebAccess ehdottaa automaattisesti nimiä (ominaisuus tunnetaan termillä
automaattinen täydennys). Ehdotukset listataan syöttökentän alle (katso:
Kuva 2.9, ”Automaattiset täydennykset”) ja ehdotus voidaan valita käyttämällä joko hiirtä tai näppäimistöä. Ehdotukset perustuvat äskettäin käytettyihin sähköpostiosoitteisiin tai yhteystietoihin.
Osoitteen poistaminen listalta on mahdollista siirtämällä valinta kyseiseen osoitteeseen (joko näppäimistön nuolilla tai siirtämällä hiiren osoitin sen päälle ilman klikkaamista) ja klikkaamalla sitten Poista -painiketta. Osoite poistuu, mutta kun se ilmestyy listalle uudestaan, kun sitä jälleen käytetään.
Voit liittää tiedostoja sähköpostiviestiisi klikkaamalla Liitteet -painiketta Kirjoita Sähköposti -ikkunassa. Aukeavassa ikkunassa voit ladata tiedostoja.
ZCP-versiosta 6.50 eteenpäin on mahdollista ladata useampia tiedostoja kerralla. Aiemmissa versioissa vain yksi tiedosto voitiin ladata kerrallaan.
Adobe Flashin tulee olla asennettuna selaimelle ladataksesi useampia tiedostoja kerralla.
2.4.1.3. Aseta lähettäjän osoite (Lähettäjä -kenttä)
Sähköpostiviestien
Lähettäjä -osoitetta on mahdollista muokata ennen kuin ne lähetetään. Tämä kenttä löytyy
Vastaanottaja -kentän yläpuolelta, kuvan mukaisesti:
Kuva 2.10, ”Lähettäjän osoitteen valinta”. Mikäli osoitetta ei muuteta, käytetään oletusosoitetta.
Huomioi, että Lähettäjä -kenttä näytetään vain, mikäli Lähettäjä -osoitteita on määritelty Asetukset-ikkunassa.
Ota yhteyttä järjestelmän ylläpitäjään, mikäli alla oleva (paluu)viesti palautuu sinulle lähettäessäsi eri Lähettäjä-osoitteella:Sinulla ei ole oikeuksia lähettää annetun käyttäjän nimissä.
ZCP:n versiosta 6.20.0 alkaen saatavilla on kahdenlaista delegointia:
Send on Behalf permissions: if a user grants the appropriate permission to another user, the latter can send items on behalf of the other user. In this case an email or meeting request will be sent with the following From field: “<delegate> on behalf of <user>”.
Nimissälähetysluvat: mikäli järjestelmän ylläpitäjä antaa käyttäjälle B oikeudet lähettää käyttäjän A nimissä, vastaanottaja ei näe käyttäjän B lähettäneen viestin; Lähettäjä -kentässä lukee tässä tapauksessa ainoastaan A:n nimi.
Ennen ZCP-versiota 6.20.0, käyttäjät saattoivat itse lähettää toisen käyttäjän puolesta kirjautumalla sisään hänen sähköpostitiliinsä. Tällä tavoin kävi aina selväksi, kuka viestin on lähettänyt. Esimerkiksi: Pete kirjautuu sisään 'info'-käyttäjän sähköpostitiliin ja lähettää viestin ei-aktiivisena käyttäjänä 'info'. Tällöin Lähettäjänä näkyisi tieto:
pete@example.com puolesta info@example.com.
Zarafan versiosta 6.20.0 eteenpäin on ollut mahdollista lähettää sähköpostia toisen käyttäjän nimissä ilman "puolesta"-osiota. Turvallisuussyistä tämä uusi "lähetä nimissä" -oikeus on ainoastaan palvelimen ylläpitäjän konfiguroitavissa. Asetus on aina käyttäjän itsensä kumottavissa ja käyttäjä voi edelleen asettaa vanhanlaisen "puolesta"-oikeuden.
Huomioi, että "puolestalähetys" kumoaa aina "nimissälähetyksen". Käyttäjä voi aina olla antamatta toiselle käyttäjälle oikeutta lähettää nimissään.
2.4.1.4. Sähköpostien tallentaminen luonnoksiin
Sähköpostin tallentaminen on tapahtuu klikkaamalla Tallenna (disketti) -kuvaketta. Tallennettu sähköposti säilytetään Luonnokset -kansiossa. Lähettämättömien sähköpostien tallennus on mahdollista myös automaattisesti. Toiminto on saatavilla Postin kirjoittaminen -välilehdessä Asetukset-ikkunassa. Ruksita vaihtoehto Tallenna lähettämätön viesti joka: X minuuttia ja aseta minuuttimäärä, jonka välein sähköpostit tallennetaan automaattisesti. Toimintoa sovelletaan vain, kun viestiä ei vielä ole lähetetty.
2.4.2. Viestiin upotetut kuvat
ZCP-versiosta 6.30.0 eteenpäin WebAccessissa on ollut mahdollista lisätä sähköpostiviesteihin upotettuja kuvia. Tämä tapahtuu klikkaamalla
Liitteet ja valitse kuva. Upotettu kuva on käytettävissä, mikäli ‘HTML’-formaatti on käytössä (katso
Kirjoita posti tässä muodossa Asetuksissa,
Postin kirjoittaminen -välilehdessä). Liitteen viereen ilmestyy kuvassa näkyvä vaaleansininen ruksikuvake:
Kuva 2.12, ”Vaaleansininen ruksikuvake, jolla kuvan saa syötettyä upotettuna”. Klikkaa kuvaketta lisätäksesi kuvan tekstiin kuvan mukaisesti:
Kuva 2.13, ”Esimerkki upotetusta kuvasta”. Upotettu kuva lisätään kursorin sijaintikohdalle.
Muuttaaksesi kuvan kokoa, klikkaa hiiren oikealla näppäimellä kuvaa ja valitse
Kuvan ominaisuudet. Ilmestyvä kuvake
Kuva 2.14, ”Kuvan ominaisuuksien muokkaus” mahdollistaa kuvan korkeuden ja leveyden sekä viivojen ja sijoittelun muokkaamisen.
Upotetun kuvan voi poistaa suoraan kuin se olisi tekstiä.
In some browsers it is possible to paste an image from your clipboard directly into the editor. This will embed the image into the source of the body and it means that it will not become an attachment. The image will be shown properly in Firefox and Internet Explorer 9, with limited support in Internet Explorer 8. In Outlook the image will not be visible properly.
2.4.3. Sähköpostin kopioiminen, siirtäminen ja poistaminen
Oheisessa kuvassa (
Kuva 2.15, ”Sähköpostiviestin liitännäisvalikko”) oleva valikko ilmestyy, kun hiiren oikealla näppäimellä klikataan sähköpostin päällä. Tämän valikon kautta suoritetaan suurin osa kopiointi-, siirto- ja poistotoiminnoista. Viestin lataaminen tiedostona on myös mahdollista.
2.4.3.1. Poista sähköposti
Sähköpostin poistamiseen on useita vaihtoehtoja:
2.4.3.2. Siirrä sähköposti
Yksinkertaisin tapa yksittäisten sähköpostikohteiden siirtämiseen on raahata kohde uuteen sijaintiinsa. Aseta hiiren osoitin siirrettävän kohteen ylle, klikkaa ja pidä hiiren vasen näppäin pohjassa. Siirrä osoitin sen kansion ylle, johon haluat kohteen siirtää. Pidä hiiren vasen näppäin pohjassa koko ajan.
Huomioi, että hiiren osoittimen alla olevat kansionimet näkyvät korostettuina siirrettäessä. Korostuksella merkitään kansiota, johon viesti siirretään, mikäli näppäin vapautetaan.
Siirtääksesi useampia kohteita, valitse ensin kaikki kohteet (vain parhaillaan näkyvissä olevia kohteita voi siirtää). Valitaksesi joukon kohteita, klikkaa ensimmäistä niistä ja paina näppäimistön shift-näppäin pohjaan. Pidä näppäin pohjassa ja klikkaa hiirellä siirrettävän joukon viimeistä kohdetta. Kaikki kahden klikatun kohteen välissä olevat kohteet merkitään korostettuina.
Kun haluat siirtää joukon kohteita, jotka eivät ole peräkkäin, pidä näppäimistön control-näppäintä (Ctrl) pohjassa klikatessasi jokaista kohdetta. Raahataksesi nämä kohteet, aseta hiiren osoitin jonkin valitun kohteen päälle ja raahaa kohteet haluttuun kansioon.
2.4.3.3. Sähköpostin kopiointi
Raahausominaisuutta ei voida käyttää kohteiden kopioimiseen, sillä toiminto ei monista viestejä. Sen sijaan käytettävissä on kopioi/siirrä-painike (
Kuva 2.17, ”Kopioi/Siirrä-painike”). Ohjeita usean kohteen valitsemiseksi kerralla löytyy kohdejoukon siirtämistä käsittelevästä kappaleesta.
2.4.3.4. Sähköpostin tallentaminen tiedostona
ZCP-versiosta 6.50 eteenpäin on ollut mahdollista ladata viestejä suoraan Zarafa WebAccessista tietokoneelle. Tämä tapahtuu käyttämällä Talllenna tiedostona -painiketta, joka löytyy viestin liitännäisvalikosta.
2.4.3.5. Vaihda sähköpostinäkymää
Sähköpostivalikolla on Zarafa WebAccessissa oletusnäkymänä lista viesteistä
Lähettäjä- ja
Vastaanotettu -kolumneilla. Kuten Outlookissa, näkymää on kuitenkin mahdollista muuttaa lisäämällä tai poistamalla kolumneja. Tehdäksesi näin, klikkaa kolumnin otsikkoa (esimerkiksi
Lähettäjä) hiiren oikealla näppäimellä ja valitse
Kentänvalitsin -toiminto avautuvasta valikosta. Alla kuvattu ponnahdusikkun aukeaa:
Kuva 2.20, ”Kentänvalitsin”.
Lisäksi sähköpostilistan lajitteleminen on mahdollista valitsemalla tietty kolumni. Oletuksena sähköpostit lajitellaan Vastaanotettu -päivämääräkolumnin mukaan.
Etsiäksesi kohteita, klikkaa työkalupalkissa sijaitsevaa
Etsi-painiketta. Hakupalkki (katso:
Kuva 2.21, ”Hakuasetukset”) ilmestyy WebAccess-näkymään (piilottaaksesi hakupalkin, klikkaa
Etsi-painiketta uudestaan).
Hakupalkkiin käyttäjä voi syöttää hakuehdot sekä valita, mistä haluaa kohteita etsittävän. Esimerkiksi, mikäli käyttäjä muistaa vaikkapa osan viestin aiheesta, hän voi valita alasvetovalikosta vaihtoehdon
Aihe. Kun hakuehdot on kirjoitettu, klikataan hakupalkin
Etsi -painiketta (kiikarikuvake) tai painetaan Enter-näppäintä. Lista sähköposteista päivittyy allaolevan mukaiseksi haun tulosten perusteella:
Kuva 2.22, ”Hakutulos”.
When finished searching press the Clear button (red circle icon) to return to the normal list view. To remove the search bar click the Search button in the tool bar again.
Archiving functionality is provided by the Zarafa Archiver, a product that is be offered separately from ZCP.
2.4.5. Downloading Attachments
Attachments can be downloaded one by one, by right-clicking the attachment and selecting
Save target as. From ZCP 6.50 up, it’s possible to download all attachments from a message at once, in a compressed ZIP file, by clicking the
Download all Attachments button, as seen in
Kuva 2.23, ”Message Attachments”.
2.4.6. Attach items to mail
To add items as attachments or forward them as text message in body of composing mail.
It’s possible to quickly forward e-mail messages as attachments. Right-click the Forward Items column in the message list.
Browse through the message list and select the items need which to be attached.
Items can be attached as Text or as Attachment, By selecting the check box as required, by default, items are added as Attachments.
Items can be quickly attached by doing a double click on selected items.
Attachments in the original e-mail are not forwarded with the new text message.
2.5.1. Create new appointment with invitations and free/busy status
Select the folder Calendar.
Insert a subject for the appointment, and optinally a location.
Select a start and end time for the appointment.
Optional: Enable the reminder option, this will trigger a reminder pop-up (see:
Kuva 2.27, ”Reminder dialog”) before the appointment starts. The time interval between the reminder and the appointment is adjustable in the field next to the reminder option. When it is time for the reminder to pop-up, the Zarafa WebAccess shows a list of these reminders with buttons to
Open the item,
Dismiss the item,
Dismiss All items or to
Snooze the reminders by a given time.
Pop-ups need to be allowed by the browser to see reminder pop-ups. Often this needs the domain name of the Zarafa WebAccess to be whitelisted for pop-ups in the browser.
Using the button
Invite Attendees one can send a meeting request as shown in
Kuva 2.28, ”Meeting request”. To add attendees, simply add their email addresses. The email addresses need to be separated by a semicolon. By clicking the
To: button contacts can be selected from the Address Book. The attendee will receive a meeting request which the attendee can
Accept, accept as
Tentative or
Decline, alternatively the attendee can also
Propose New Time for that request.
By opening the tab
Scheduling, the free/busy times for multiple people are shown (see:
Kuva 2.29, ”Scheduling/FreeBusy”). On this tab colleagues can be invited (
Add a name); an overview is showing exactly when a specific person is busy, out of the office, or available. If an attendee has proposed a new date or time for a meeting, the proposals are shown on the
Scheduling tab as well.
Colleagues can be added via the Add a name field.
Attendees can be marked either as “required” or as “optional”. It is also possible to schedule a resource — like a room or a piece of equipment — needed for that meeting.
Resources have to be created by the administrator.
In the Tracking tab a list with all attendees for this appointment, with their responses, can be found.
2.5.2. Accept a meeting invitation
If someone invites you for a meeting, you will receive meeting invitation. At the top of the invitation a bar containing the buttons
Accept,
Tentative,
Decline and
Propose New Time is shown for sending a response to the owner of the appointment. See
Kuva 2.32, ”Meeting invitation buttons”.
By clicking Propose New Time a user can propose a new date or time to the owner. The owner, upon receiving the proposal, can either accept it or decline it.
2.6. Multiple calendar views
The Zarafa WebAccess calendar has five different views:
Views can be switched via the four buttons in the tool bar.
The date picker is used to move the view to another day/week/month, which is at the top right of the screen when the calendar is opened.
2.6.1. Move/delete appointment
2.6.1.1. Move appointment
An appointment can be moved to another time/date by selecting the item and dragging it to the new date and time. Alternatively, (for instance if the new date is not in the current view) an appointment can be opened (either by double clicking on it or by right clicking on it and choosing the Open option), which presents a dialog where the new date and time can be set.
2.6.1.2. Delete appointment
Appointments are deleted by the delete button in the context menu that shows when clicking on an appointment with the right mouse button. Alternatively, one can use the Delete button in the tool bar, or the Del/Delete key on the keyboard.
Opening other users calendars side-by-side is possible with the Multi User Calendar (see
Kuva 2.33, ”Multi User Calendar”): click on the
Open Multi User Calendar link in the bottom of the folder pane.
This feature is not available in the community version of Zarafa.
2.7.1. Adding a user to the time line
Click on the
Add User button in tool bar at the top (see:
Kuva 2.34, ”Timeline”). The Address Book window will open.
Click on a user to select that person and click on the button Ok.
The user is added to the time line and his/her appointments are loaded.
2.7.2. Deleting a user from the time line
Select the user by clicking on the check box in front of their name. Click on the button Remove User in the tool bar at the top.
2.7.3. Loading a group of users to the time line
Click on the button
Load Group… in the bar at the top. The “Group Window”, as shown in
Kuva 2.35, ”User groups”, will open.
Select a group in the left list and click on the button Ok.
The group of users is added to the time line and their appointments are loaded per user.
The Load Group dialog can be opened by clicking on the button Load Group in the bar at at the top.
The dialog consists of two lists. The list to the left shows the different groups that have been created. The list to the right displays all the users that are members of a particular group when that group has been selected from the left list.
To add or delete a group or user use respectively the plus or minus buttons on the right side of the list. Remember that a group must be selected prior to adding or removing a user.
When using the Multi User Calendar with several calendars of collegues open, one might not have permission to create appointments for a colleague, or not have permission to view the content a colleague’s calendar at all. In case one does not have permission to create an appointment for a colleage, an icon is placed after the colleague’s name as an indicator. In case one has no access to the calendar at all, the entire time line for that user is marked red and a warning message appears as shown in
Kuva 2.36, ”No Access message”.
2.7.7. Create or delete an appointment
To create an appointment simply double click on the time line of the user an appointment has to be created for. This will open a new appointment window where the appointment can be created.
To delete an appointment: double click on the appointment to open it, then use the red cross in the toolbar of the appointment dialog to delete it.
2.7.8. Moving appointments
Moving an appointment can be achieved by opening the appointment and changing the start time. In practise most users will prefer moving appointments by using drag-and-drop. To drag an appointment the user clicks and hold down the left mouse button on an appointment and moves (drags) the mouse over the time line to the desired location, to release the mouse button at that point. To help place the appointment a red overlay (see:
Kuva 2.38, ”Dragging appointments”) follows the mouse to indicate new place of the appointment when the mouse is released at that point.
It is also possible to drag an appointment to the store of another user (provided enough permissions are granted). Simply move the mouse to another user’s row and the red overlay will follow.
2.7.9. Changing zoom level
It is possible to quickly zoom in on the time line by changing the zoom level using the drop down menu (see:
Kuva 2.39, ”Zoomlevel”) in the top left corner of the Multi User Calendar. This setting is not saved and will be reset to the default setting (as set in the settings dialog) next time the Multi User Calendar is opened.
2.7.10. Changing number of displayed days
The number of days that are loaded in the time line and the number of days that are visible at the same time (zoom level) can be set from the settings dialog: on the Calendar tab in the Multi User Calendar View section. These settings will be used whenever the Multi User Calendar is opened.
2.7.11. Browse time period
The
Previous Period and
Next Period buttons on the tool bar at the top of the page (see:
Kuva 2.40, ”Buttons for changing time period”) are used to view the next of the previous time line period. The
Previous Day and
Next Day buttons merely move the time line by a single day.
In the task folder a to-do list can be created and managed. A task is created with the following steps:
Select the folder Tasks
Fill in the preferred fields. The fields in this window are comparable with those in the New Appointment dialog.
Use the Save button to confirm. The task can now be found in the task overview.
Alternatively, new tasks can be created directly from the
Tasks overview (see:
Kuva 2.42, ”Task overview”). Right below the tool bar the fields for creating a new task as shown. Simply enter the field for a new task directly into these empty field and save it with the ENTER key.
2.8.1. Recurrence in Tasks
2.8.1.1. Add/Change Recurrence in a Task
Only the owner of a task can change the task in a recurring task.
Select the frequency (Daily, Weekly, Monthly, Yearly) of recurrence.
To specify when the task repeats, do one of the following:
Repeat the task at regular intervals: Click on options given on the right-side of Recurrence pattern to recur the task on specific intervals
Repeat task at interval after the date it is completed: Click Regenerate new task and fill the interval in the box.
Recurring tasks appear one at a time in the task list. When user marks one occurrence of the task complete, the next occurrence appears in the list.
2.8.1.2. Remove Recurrence from a Task
Open the recurring task
Click Recurrence from menu in task dialog.
In addition to creating tasks for oneself, a user can assign tasks to others by sending them a task requests.
2.8.2.1. Assign a task to someone
Enter user address in the TO field. The user’s address can also be resolved either by clicking Check Names button in menu or from Suggestion List which pops-up while typing user’s name.
Select or clear the Keep an updated copy of this task on my task list check box and the Send me a status report when this task is complete check box.
Type instructions or information about the task in the body.
Click Send
If a recurring task is assigned, a copy of task is created in task list but it won’t be updated. If Send me a status report when this task is complete check box is selected, a status report will be received for each completed occurrence of the task.
2.8.2.2. Accept or decline a task request
Open the task or task request.
Click Accept or Decline.
2.8.2.3. Reclaim ownership of a declined task
Open the task that contains the decline task request
Click Return to Task List
Sending a mail to a distribution list is done in the same way as sending a mail to a single contact. Simply select the distribution list from the address list when adding entries to a TO, CC or BCC field. After selecting the distribution list, all mailaddresses will be placed in the chosen header field.
2.10.1. Creating new distribution lists
Select the
Contacts folder the new distribution list has to be created in. Select the option
Distribution List from the
New button on the tool bar. A dialog as shown in
Kuva 2.52, ”New Distribution list window” will open.
With the button Select Members contacts can be selected from the Address Book to add to the distribution list. Alternatively, the Add new button can be used to create a new contact that is added to the distribution list immediately.
With the button Remove selected contacts are removed from the distribution list. Contacts are selected by single clicks in the lower part of the dialog.
Notes can also be added to the distribution list from the Notes tab.
2.11. Public Folder Favourites
The
Favourite folder, located under the
Public Folders, is a place where shortcuts to often used public folders can be stored. To add a public folder to the favourites, right click on that public folder and select
Add to favourite folder. A dialog as shown in
Kuva 2.54, ”Add to favorite folder window” will appear. It asks: “Fill in a name for the favourite folder (by default the same name will be given to the folder)”. By default only the selected folder will be inserted in the favourite folder without subfolders (unless specified otherwise).
Rules automatically perform actions on incoming messages based on certain criteria, they can move, copy, delete or forward the message. When a message is deliverd the rules are applied directly on the Zarafa Server, so a user does not have to be logged in to execute the rules.
To create or edit rules, first open the
Rules dialog by clicking on the
Rules button in the tool bar (see:
Kuva 2.55, ”Rules button”). This button only shows when a mail folder is opened.
A dialog as shown in
Kuva 2.56, ”Rules overview dialog” is presented. In this dialog a user’s rules can be created, modified or deleted. It is also possible to change the order in which the rules are applied. To change the order of a rule select it and click the
Up or
Down button.
To disable a rule without deleting it, click the checkbox in front of that rule. Only checked rules will be executed upon the arrival of new mail. After checking or unchecking rules, click the Ok button to save the changes to the server.
To create a new rule, click the
New button in the
Rules dialog. The dialog as shown in
Kuva 2.57, ”Add/edit rules dialog” is presented. This is the same dialog as the dialog for editing rules which is opened by selecting a rule from the
Rules dialog and clicking the
Edit button.
In the Rule name field a short description of the rule — to identify it in the rules overview dialog — can be provided. Below the Rule name field the criteria of the rule are specified. The incoming message can be matched by sender address, by subject, by the priority it has, by the recipient address, or based on if the message has “only been sent to me”. These criteria can be combined to match messages more specifically. The buttons behind the input fields to open the Address Book to select an email address.
All the criteria filled in must be fulfilled in order for an email to be seen as matching the rule.
While it is possible to combine the *Sent to* Contact or distributionlist and the Sent only to me criteria, they can potentially contradict each other thereby rendering the rule useless.
Finally the action must be picked. This speaks for itself. When setting the move or copy action, the destination folder must be specified by clicking on the underlined text.
When finished close the dialog by clicking the Ok button. To save the rule, the Rules overview dialog must also be closed by clicking Ok.
In the bottom-right corner of the Zarafa WebAccess, to the left of the log out link, resides a settings link by which the Settings dialog can be opened. The Settings dialog contains 6 tabs, the follwing sections cover each of the tabs.
2.13.1. The “Preferences” tab
Language, sets the default language for the WebAccess.
Color theme, pick one of silver, white and the default (blue).
Automatic logout, use this option to increase security and set the WebAccess to logout automatically if it goes unused for the specified amount of time.
Startup folder, the folder that is displayed when logging in to the WebAccess.
Number of items displayed per page.
Reading pane visible, if and where the preview pane for emails should be located. Pick one of Right, Bottom or Off.
New mail check timeout, by default the WebAccess will check every 5 minutes for new email.
How to respond to requests for read receipts, pick on the the options.
Edit Delegates…, opens a dialog for choosing which users are allowed to be the current user’s delegates. Delegates are allowed open the current user’s store, and send messages --emails or (responses on) meeting requests-- on his behalf.
Results refresh every (X) seconds, how often (if at all) the results of advanced searches should be refreshed.
2.13.2. The “Compose mail” tab
Reply-to address, the address that recipient of a users emails will “reply to” when replying.
Compose mail in this format, composing new mails as Plain text or HTML (rich formatting).
Close original message on reply or forward, when double clicking a mail in the list view a dialog pops up showing the message. With this option enabled that dialog will close when either its reply or its forward is clicked.
Always request a read receipt, turn this on to automatically request read receipts.
AutoSave unsent every: … minutes, set when to auto-save unsent messages.
Cursor position when replying, where to start entering text when replying a mail.
Set FROM email addresses, here the addresses that can be used to send mail FROM are specified. Use the ‘+’ button on the right to add an address; to remove an address select it and click the ‘-’ button. While composing an email the FROM address can be selected from a drop down menu on top of the TO field — this drop down menu contains the addresses picked with this setting.
Edit signatures…, opens the signature dialog from where signatures --for new mails or replies and forwards-- are managed. See
Kuva 2.61, ”HTML signature”.
2.13.3. The “Out of Office” tab
Here a user can mark himself “in” or “out” of the office. The AutoReply message that is sent automatically in reply to all incoming messages can be specified on this tab as well.
To prevent flooding, AutoReplies are only sent once per day to a specific email address.
2.13.4. The “Calendar” tab
Start and End of workday, specifies the part of the day that is marked as “workday”.
Vertical size, the vertical size of the calendar. People with very large displays want to consider setting it to Large.
Calendar resolution, the smallest time block that appointments allign with.
Default Reminder, wheather or not reminders are added to appointments by default, and if so, how long before the appointment start the default reminder should occur. These setting can be overwritten per appointment.
The following options relate to the Multi User Calendar (MUC):
Number of days displayed, the number of days that are visible at default zoom level in the MUC.
Number of days loaded, the number of days that are loaded. When this number is larger then the Number of days displayed, the remaining days need scrolling to be visible.
2.13.5. The “Addressbook” tab
2.13.6. The “Shortcuts” tab
Here keyboard shortcuts can be switched “on” or “off”. All the available keyboard shortcuts are listed here as well.
Since the Zarafa WebAccess is web application, it cannot deliver all functionality a native application can. Especially integration with the desktop is hard for web applications. To overcome this Zarafa has released two extensions for
Mozilla Firefox, since most of our clients use this fully open source browser.
Currently Zarafa offers two Firefox extensions from its website:
2.14.1. Zarafa Attachment Drag ‘n’ Drop Extension
By installing this plug-in it is possible to use drag-and-drop for files in order to attach them to messages. It is possible to drag and drop a single file or a selection of multiple files.
From 6.40.4 up, this plug-in also allows messages to be dragged and dropped to the desktop. This function is used by selecting one or more messages and then dragging and dropping the envelope-icon to your desktop, as seen in
Kuva 2.62, ”Drag messages to desktop icon”.
2.14.2. Zarafa New Mail Notification Extension
The Zarafa New Mail Notification Extension allows users to check their Zarafa Inbox without opening the Zarafa WebAccess or Outlook. A Zarafa icon is put in the bottom right corner of the Firefox browser and will inform the users about incoming mail. A double click on the icon will redirect users directly to their WebAccess.
It is possible to activate or deactivate the plug-in.
It is necessary to fill in the url of the Zarafa WebAccess and the user’s username.
The advanced settings allow the user to personalise the plug-in by changing the time interval for mail check and enabling/disabling the notification for new mail. It is also possible to specify how the Zarafa WebAccess should be opened when double clicking on the Zarafa icon, and to enable or disable automatic login to the WebAccess.
2.15. Advanced Zarafa WebAccess configurations
2.15.1. Zarafa WebAccess as default mail client
Since ZCP version 6.20 it is possible to set the Zarafa WebAccess as the default email client. Below we show three examples on associating the WebAccess with the default action for when a user clicks on an email addresses link.
For all users on a computer:
Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client]
@="Zarafa Web Client"
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\DefaultIcon]
@="%windir%\\zarafa.ico"
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols]
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto]
"URL Protocol"=""
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\DefaultIcon]
@="%windir%\\zarafa.ico"
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\shell]
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\shell\open]
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\shell\open\command]
@="rundll32.exe url.dll,FileProtocolHandler http://<ZARAFA_WEBACCESS_ADDRESS>/index.php?action=mailto&to=%l"
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\shell]
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\shell\open]
@="Zarafa Web Client"
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\shell\open\command]
@="rundll32.exe url.dll,FileProtocolHandler http://<ZARAFA_WEBACCESS_ADDRESS>/index.php?action=mailto&to=%l"
[HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Classes\mailto]
"EditFlags"=hex:02,00,00,00
"URL Protocol"=""
@="URL:MailTo Protocol"
[HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Classes\mailto\DefaultIcon]
@="%windir%\\zarafa.ico"
[HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Classes\mailto\shell]
[HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Classes\mailto\shell\open]
[HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Classes\mailto\shell\open\command]
@="rundll32.exe url.dll,FileProtocolHandler http://<ZARAFA_WEBACCESS_ADDRESS>/index.php?action=mailto&to=%l"
For current user only:
Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client]
@="Zarafa Web Client"
[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\DefaultIcon]
@="%windir%\\zarafa.ico"
[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols]
[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto]
"URL Protocol"=""
[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\DefaultIcon]
@="%windir%\\zarafa.ico"
[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\shell]
[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\shell\open]
[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\shell\open\command]
@="rundll32.exe url.dll,FileProtocolHandler http://<ZARAFA_WEBACCESS_ADDRESS>/index.php?action=mailto&to=%l"
[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\shell]
[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\shell\open]
@="Zarafa Web Client"
[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\shell\open\command]
@="rundll32.exe url.dll,FileProtocolHandler http://<ZARAFA_WEBACCESS_ADDRESS>/index.php?action=mailto&to=%l"
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Classes\mailto]
"EditFlags"=hex:02,00,00,00
"URL Protocol"=""
@="URL:MailTo Protocol"
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Classes\mailto\DefaultIcon]
@="%windir%\\zarafa.ico"
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Classes\mailto\shell]
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Classes\mailto\shell\open]
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Classes\mailto\shell\open\command]
@="rundll32.exe url.dll,FileProtocolHandler http://<ZARAFA_WEBACCESS_ADDRESS>/index.php?action=mailto&to=%l"
2.15.2.1. Installing the “.reg” file
Open a text editor like Notepad.
Insert the desired registry key, where <ZARAFA_WEBACCESS_ADDRESS> should be replaced by the url of your Zarafa WebAccess.
In the Start Menu, hit Run, enter regedit, and hit Ok.
Import the just created registry key.
In Outlook 2003/2007 go to Tools > Options > Other > uncheck Make Outlook the default program for Email, Contacts & Calendar.
In the Start Menu, hit Run, enter %windir%, and hit Ok. The default Windows folder will be opened.
Copy and paste zarafa.ico into the folder. The icon can be found on the server in the following folder: /webaccess/client/layout/img/favicon.ico.
Make a new script file mailto.sh.
Put the following lines in the file:
#!/bin/bash
ADDRESS=`echo $1|cut -f 2 -d : -`
# Logs this to syslog... just helps to make sure it is working properly
logger "Opening Zarafa mail client, addressed to $ADDRESS"
firefox "http://<SERVER>/<USER>/webaccess/index.php?action=mailto&to=$ADDRESS"
Replace http://<SERVER>/<USER>/webaccess/ with base URL of the WebAccess.
Save the file (preferably in the home directory), then run chmod uog+rwx mailto.sh from the same directory.
Now type gnome-default-applications-properties on a console or go to System > Preferences > More Preferences > Preferred Applications.
Open “Mail reader” and set it to a custom action that looks like: /home/<USERNAME>/mailto.sh %s
2.15.4. Adding Zarafa WebAccess as mailto handler in Firefox
When clicking an URL of an email address (a mailto address) in Firefox it will try to open a mail client. Firefox has a list of possible mail clients to use, with the possibility to pick a default. To use the Zarafa WebAccess to handle mailto URLs in Firefox follow the these steps:
Type about:config in the address bar and press Enter. Ignore the warranty warning.
Put gecko.handlerservice in the filter box.
Double-click gecko.handlerService.allowRegisterFromDifferentHost. This will change its value from false to true.
Paste this code in the address bar while replacing https://<ZARAFA_WEBACCESS_ADDRESS> with the URL used to access the installation of the Zarafa WebAccess (usually the url used to get to the login screen of the WebAccess), then press Enter:
javascript:window.navigator.registerProtocolHandler("mailto","https://<ZARAFA_WEBACCESS_ADDRESS>?action=mailto&url=%s","Zarafa WebAccess")
Below the address bar a message asking if the Zarafa WebAccess should be added as an application to handle mailto links. Click the Add Application button.
Next time mailto: link is clicked, a screen will appear allowing the preferred mail client to be picked. Select the Zarafa WebAccess, and possibly check the box next to Remember my choice for mailto: links, then click OK.
From now on the Zarafa WebAccess will directly be used when clicking “mailto” links in Firefox. Please note that a user needs to be logged in (or make use of Single Sign On) for it to work smoothly.
Since Firefox 4.0, some alert messages may popup from the main window instead of in the message dialog. Although the alert message can handled in the other window, it may be confusing why the browser isn’t responding. To revert the alert message behaviour to separate windows, the Firefox configuration needs to be altered. To do this, open a new tab or window in Firefox and type about:config in the url bar. Filter on prompts to find the correct option. Change the value of prompts.tab_model_enabled from true to false. Alert popups will now be separate windows again.
Zarafa Outlook -ohjelma ei merkittävästi muuta tapaa, jolla työskentelet Outlookin kanssa. Kuitenkin sen seurauksena, että Outlook käyttää varastona Zarafan keskuspalvelinta, käyttäjälle on tarjolla muutamia lisäominaisuuksia.
5.1. Offline-tilassa työskentely
Käynnistettyäsi Outlookin välimuistillisessa Zarafa-tilassa tai Havaitse käynnistettäessä -tilassa sinulle on tarjolla ylimääräinen synkronointiliitännäinen; esimerkiksi Synkronoi-painike työkalupalkissa, jossa näkyy etenemispalkki synkronoinnin aikana.
Konfigurointipainikkeella voit aikatauluttaa synkronoinnin.
Kun käynnistät ensimmäisen synkronoinnin, se aloitetaan Yleisestä osoitekirjasta.
After the Global Address Book has been synchronised, the Inbox will be synchronised. The most recent emails will be synchronised first.
Alkusynkronoinnin aikana uusia sähköpostiviestejä ei vastaanoteta. Ne palautetaan ensimmäisen synkronoinnin valmistuttua tai käynnistäessäsi Outlookin uudelleen synkronoinnin aikana. Uusi sähköpostiviesti lähtee kuitenkin samantien synkronoinnin aikana.
5.1.1. Sähköpostin lähettäminen offline-käytön aikana
When email is sent during offline use, the email will be kept in the Outbox. To send the email when the connection to the server has been reinstated, the Send & Receive button has to be selected.
This action can be scheduled by configuring the Send & Receive settings:
5.1.2. Offline-työskentelyn rajoitukset
Huomioitavaa "Offline"-valinnoissa
Nykyisellä versiolla ei ole mahdollista synkronoida Jaettujen kansioiden suosikkeja eikä postilaatikoita.
Jaetut kansiot ja postilaatikot avataan suoraan palvelimelta kuten Online Zarafa -tilassa. Täten ne eivät ole saatavilla työskenneltäessä offline-tilassa.
1000MB:n suuruisen postilaatikon synkroinointi kestää noin tunnin, kun sinulla on nopeudeltaan 100Mb/s oleva verkkoyhteys Zarafan palvelimeen.
Kun olet offline-tilassa, et voi avata jaettuja postilaatikoita etkä muokata kansioiden suojausasetuksia.
Avaa toisen käyttäjän kansio ei toimi välimuistillisessa tilassa.
Tällä hetkellä voit avata jaettuja postilaatikoita ja kalentereita vain Avaa jaetut kansiot ja Avaa Ryhmäkalenteri -painikkeilla, joka löytyvät Outlookin kalenteriosiosta.
If it’s not possible to open the Public Folder after being offline, the session is not available on the server. To open the Public Folder again, it is necessary to restart Outlook to set up a new session.
5.2.1. Jaetun kansion luominen
Oletuksena on, että jokainen käyttäjä voi luoda kansioita ja kohteita Jaetuissa kansioissa. Näiden uusien kohteiden oikeudet on kuitenkin asetettu siten, että muut käyttäjät voivat ainoastaan lukea kansioita.
Kun haluat antaa muille luvan kirjoittaa kansioon, sinun tulee korjata lupia; esimerkiksi antaa lupa kirjoittamiseen ja kohteiden poistamiseen ryhmälle Kaikki. (Katso kansioiden jakaminen.)
5.2.2. Kansioiden jakaminen (oikeuksien asettaminen)
Oikeusrakenne on luotu joustavaksi. Oikeuksien asettaminen on mahdollista kansioittain, ja jokainen kansio perii sen kansion oikeustiedot, jonka sisään se on luotu. Myös jokainen kohde perii sen kansion oikeudet, johon se kuuluu.
Ennen kuin kansio voidaan luoda ja muut käyttäjät voivat tarkastella sitä, oikeudet tulee asettaa toivotunlaisiksi.
Tehdäksesi tämän, klikkaa kansiota hiiren oikealla näppäimellä ja valitse Ominaisuudet.
Ilmestyvässä ikkunassa voit valita kansion ominaisuuksia koskevia asetuksia. Viimeinen välilehti sisältää oikeusasetukset.
Ylimpänä välilehdessä on lista käyttäjistä ja heille asetetuista oikeuksista. Käyttäjän valinnan jälkeen oikeudet voidaan valita sivun alalaidasta. Profiilin poimiminen alasvetovalikosta helpottaa tätä valitsemalla automaattisesti usein käytetyt asetukset.
Käyttäjiä voidaan lisätä ja poistaa käyttäjälistassa olevilla painikkeilla.
Kun esimerkiksi haluat antaa käyttäjälle Pete oikeudet lukea ja kirjoittaa kansiossa oleviin kohteisiin, klikkaa ensiksi Lisää…. Valittuasi Peten ja klikattuasi OK, Pete ilmestyy listalle. Tämän jälkeen oikeat valinnat voidaan asettaa; mahdollistaaksesi vain lukemisen ja kirjoittamisen, valitse ainoastaan Lue kohteita ja Muokkaa kohteita kohdassa Kaikki.
Taulu 5.1. Lupien selitteet
|
Luvat
|
Kuvaus
|
|---|
|
Luo kohteita
|
Käyttäjä voi luoda kohteita
|
|
Lue kohteita
|
Käyttäjä voi lukea kohteita
|
|
Muokkaa kaikkia kohteita
|
Käyttäjä voi muokata kaikkia kohteita
|
|
Muokkaa omia kohteita
|
Käyttäjä voi muokata ainoastaan omia kohteitaan
|
|
Poista kaikki kohteet
|
Käyttäjä voi poistaa kaikki kohteet
|
|
Poista omia kohteita
|
Käyttäjä voi poistaa ainoastaan omia kohteitaan
|
|
Luo alikansioita
|
Käyttäjä voi luoda alikansioita
|
|
Kansio näkyvissä
|
Käyttäjä voi tarkastella kansiota
|
|
Kansion luvat
|
Käyttäjä voi muuttaa kansion luparakennetta
|
If there are no check boxes selected for a user, then denying permissions are in effect and the user can not access the folder. When no permissions are set on the folder, the folder one level higher is checked for the set ACLs.
Permissions that apply to the user are cumulative, meaning that the user will receive the sum of the permissions that apply to his or her user account and groups of which the user is a member.
Oletuksena käyttäjällä on ainoastaan luku- ja kirjoitusoikeus omiin kansioihinsa, sekä oikeus luoda kansioita Jaettuihin kansioihin.
Joka kohteen myötä omistaja tallentuu. Tällä tavoin käyttäjä voi asetetuista oikeuksista riippuen poistaa ainoastaan omia kohteitaan, ei muille käyttäjille kuuluvia kohteita. Postilaatikon omistaja voi aina muokata tai poistaa kaikki kohteet omasta postilaatikostaan riippumatta kohteiden omistajasta.
Käyttäjille on mahdollista antaa ylläpito-oikeudet, jolloin heillä on pääsy koko Zarafan järjestelmään. Ylläpito-oikeudet omaavilla käyttäjillä on mahdollisuus muuttaa sekä jaettujen kansioiden että kunkin järjestelmässä olevan käyttäjän oikeuksia. Ylläpitäjä voi myös avata kaikki kansiot ja kohteet.
5.2.3. Jaettujen kansioiden lisääminen tai avaaminen
Lisätäksesi jaettuja kansioita, tarkastellaksesi niitä tai kirjoittaaksesi niihin, sinun tulee toimia seuraavalla tavalla:
Klikkaa Outlookista kansio ja Avaa Jaetut kansiot….
Valitse keskusteluikkunasta käyttäjä ja kansiotyyppi, jotka haluat avata, klikkaa sitten Ok.
If Inbox is chosen (permanent), then not only a folder will be opened but an extra mail box will be added in the folder list of Outlook. This folder will appear in a separate Outlook window with the folders described as (temporary).
Tämän kansion tarkasteleminen tai siihen kirjoittaminen on mahdollista vain, kun omistaja on antanut siihen oikeudet. Katso edellisestä kappaleesta, kuinka oikeudet asetetaan.
5.2.4. Muiden Zarafa-käyttäjien varastojen lisääminen ja poistaminen
Sellaisten postilaatikoiden (kutsutaan myös varastoiksi) poistaminen, jotka on lisätty postilaatikkolistaan, tapahtuu seuraavalla tavalla:
Klikkaa postilaatikkoa hiiren oikealla näppäimellä.
Select Properties > click Advanced… > select the tab Advanced in the Zarafa server dialog window.
Klikkaa Poista poistaaksesi tai Lisää lisätäksesi postilaatikon.
Klikattuasi Lisää valitse käyttäjä lisätäksesi hänen postilaatikkonsa ja salliaksesi postilaatikon ilmestyvän Outlookin kansiolistaan.
5.3. Searching in Outlook
A search executed in Outlook will query the database of zarafa-search (zarafa-indexer in Zarafa 6.40.x - 7.0.x). To enhance the search results Outlook will divide certain words in individual tokens, depending on the language set in the language bar of Windows.
For example: searching for the word Sauermann or Dauermann in a German system. These words will be split into mann and Sauer/Dauer. In a Dutch system the name Timmermans will be split to mans and Timmer.
To only search for the whole word the search-term has to be endorsed in angle brackets ( < and >).
The same accounts for hyphenated words like part-time. Searching for this will give all results matching either part or time. Only searching for <part-time> will give only results matching both words.
5.4. Poistettujen kohteiden palauttaminen
Because Zarafa uses a so-called Soft Delete system, items removed from view in Outlook can still be restored. This can be done by selecting Tools > Recover Deleted Items.
Valitse kohteet, jotka haluat palauttaa ja klikkaa Palauta-painiketta palauttaaksesi kohteet siihen kansioon, josta ne on poistettu. Suurin osa kohteista palautuu Poistetut kohteet -kansioon.
Mikäli valitset Poistakohteet poistetaan järjestelmästä lopullisesti, eikä niitä enää pystytä palauttamaan. Palvelimelle on määritelty näille kohteille tietty aika, jonka jälkeen kohteet poistetaan.
5.5. Vapaa/Varattu-päivitykset
Kun olet luonut uuden tapaamisen kalenteriisi, Zarafa-ohjelma päivittää Vapaa/Varattu-tietoasi. Tämä päivitys tapahtuu hieman sen jälkeen, kun olet luonut tapaamisen tai sillä hetkellä, kun suljet Outlookin. Muut käyttäjät eivät suoraan näe tätä muutosta Vapaa/Varattu-listauksessaan.
Kun luot tapaamisen, voit myös kutsua siihen muita osallistujia. Jos lisäät muita käyttäjiä, listaus päivittyy siten, että siinä näkyvät käyttäjien Vapaa/Varattu-ajat. Tämä helpottaa uuden tapaamisen suunnittelua.
Jotta Vapaa/Varattu-aikoja voidaan käyttää, Jaetun varaston on oltava käytössä Zarafan palvelimella. Kaikki Vapaa/Varattu-ajat on varastoitu piilotettuun kansioon Jaetussa varastossa. Mikäli käyttäjä ei ole vielä kirjautunut sisään Outlookiin tai Webaccessiin eikä ole luonut kohdetta kalenteriin, Vapaa/Varattu-ajat eivät ole saatavilla.
Resurssitoiminnon avulla voidaan helposti tarkistaa ja aikatauluttaa kokoushuoneiden, kokoustekniikan, autojen tai muiden rajallisten kohteiden saatavuus yrityksessä. Resurssit varataan kokouspyyntöjen kautta.
Halutessasi aikatauluttaa jonkin resurssin, toimi seuraavalla tavalla:
Luo uusi tapaaminen Outlookissa.
Avaa Aikataulu-välilehti.
Lisää resurssin nimi tai valitse se Yleisestä osoitekirjasta.
Muuta kuvake Vaadittava osallistuja kuvakkeeksi Resurssi tai Väline.
Lisää muut kokoukseen osallistujat.
Valitse vapaa ajankohta Vapaa/Varattu-aikojen avulla ja lähetä kokouskutsu kaikille osallistujille.
Ponnahdusikkuna, joka ilmoittaa resurssin olevan onnistuneesti varattu ilmestyy, mikäli valittu resurssi on vapaana kyseisenä ajankohtana.
Mikäli resurssi ei ole saatavilla, tulee valita toinen vapaana oleva ajankohta.
Kun suunnittelet koko päivän kestävää tapahtumaa, varmista että tapahtuma on merkitty Varattuna tai Poissa toimistolta. Oletuksena kaikki tapahtumat on merkitty ’vapaa’-ominaisuudella, eivätkä ne näy Vapaa/Varattu-ajoissa.
Varmista, että parhaillaan avattuna oleva kansio kuuluu sellaiseen varastoon, josta on määrätty lähetettäväksi automaattinen vastaus.
Klikkaa Outlookin valikkoa Työkalut, ja sitten Poissaolovastaus.
Tässä keskusteluikkunassa voit asettaa automaattisen vastausviestin sekä aktivoida tai sammuttaa automaattivastauksen.
Kun käynnistät Outlookin uudelleen ensimmäistä kertaa automaattivastauksen asettamisesi jälkeen, se näyttää ponnahdusikkunan, jossa kysytään haluatko sammuttaa automaattivastauksen.
Automaattivastauksen viesti on sama kuin se, jonka voit asettaa Webaccessin kautta.
Valitse se Saapuneiden viestien kansio, johon haluat luoda säännön, klikkaa Outlookin Työkalut-valikkoa ja valitse Säännöt ja huomautukset. Täällä voit luoda sääntöjä, jotka käsitellään palvelimella uuden sähköpostiviestin saapuessa.
Sääntötyyppien luomiselle on asetettu tietyt rajat. Säännön ehto voi olla missä tahansa muodossa.
Käytettäessä Outlookin versioita 2003 tai 2007, luodulla säännöllä on automaattisesti määre vain tällä koneella. Tämä valinta tulee poistaa, jotta palvelin voi toteuttaa sääntöä.
Viesti on ainoastaan mahdollista kopioida/siirtää tai poistaa. Sääntöjä voidaan luoda, mutta niitä ei toteuteta palvelimella. Esimerkkinä tällaisesta on vaikkapa sääntö postin lähettäminen tulostimelle tai sen välittäminen suoraan edelleen toiseen sähköpostitiliin.
Paikallisia sääntöjä voidaan edelleen toteuttaa manuaalisesti klikkaamalla "Suorita säännöt" -painiketta "Säännöt ja Muistutukset" -ikkunan alaosassa.
Allekirjoitukset voidaan asettaa Outlookin Asetukset -valikossa. On huomioitava, että Outlookissa asetetut allekirjoitukset ovat erillisiä WebAccessissa asetetuista. Näin ollen allekirjoitukset tulee asettaa kumpaankin ohjelmaan erikseen.
5.10. Viestien allekirjoittaminen ja salaus
Zarafan versiosta 6.10 eteenpäin on ollut mahdollista käyttää S/Mime-varmenteita, jotka mahdollistavat sähköpostiviestien digitaalisen allekirjoittamisen ja/tai salaamisen.
Tässä oppaassa kuvaillaan manuaalinen toimintatapa. Automaattinen tapa saada varmenne on käyttää ADS-palveluja (Active Directory Services). Automaattista toimintatapaa ei kuvailla ohjelmaoppaassa, mutta palvelimen käsikirjassa se on selitetty.
5.10.1. Varmenteen noutaminen
Varmenteen saamiseksi edellytetään rekisteröitymistä varmentajalla (’Certificate Authority’, CA), joka on varmenteita myöntävä luotettu taho. Varmentajan suhteen on olemassa muutamia vaihtoehtoja: voit käyttää ’Active Directory’:a CA:na tai rekisteröityä yksityisen CA:n piiriin, joita ovat esimerkiksi CaCert (
http://www.cacert.org/).
5.10.1.1. Varmenteet AD:n kautta
Yrityksen AD on konfiguroitu toimimaan CA:na:
Avaa Internet Explorer
Go to the following URL: http://<domainserver>/servcrt. If the URL is different, ask the systems administrator for the correct URL.
Klikkaa Pyydä varmenne ja seuraavalla sivulla Käyttäjävarmenne luodaksesi varmenteen.
Varmenne asetetaan Outlookiin automaattisesti.
5.10.1.2. Varmenteet itsenäisen CA:n kautta
Siirry CA:n sivustolle.
Rekisteröi sähköpostiosoite ja luo varmenne.
Käytä Firefoxia varmenteen noutamiseen.
In Firefox, go to Tools > Options > Tab Advanced > tab Encryption > button View Certificates.
Valitse oikea varmenne ja Klikkaa Varmuuskopiointi.
Syötä salasana.
Tallenna varmenne nimellä PKCS12-tiedosto.
Avaa Outlook.
Go to Tools (if Outlook 2003: Options) > Security Tab > Click Import/Export… > Click Browse…
Valitse oikea .P12-tiedosto.
Syötä edellinen salasana.
Täytä Digitaalinen tunnistenimi: -kenttään se sähköpostiosoite, jolle varmenne on tarkoitettu.
Klikkaa OK -painiketta kahdesti.
5.10.2. Tarkista salattujen sähköpostien asetukset
Go to Tools > Options > Security tab > click Settings….
Tarkista, onko kentässä Turvallisuusasetukset Nimi: sähköpostiosoitteen S/MIME-asetukset.
5.10.3. Varmenteen käyttäminen
Sen jälkeen, kun varmenne on syötetty Outlookiin, sitä voidaan käyttää lähtevien sähköpostien digitaaliseen allekirjoittamiseen tai saapuvien, salattujen viestien vastaanottamiseen.
When a new email or reply is opened two new icons will be present:
(the option to digitally sign messages) and
(the option to encrypt the message contents and attachments).
Versiosta 6.20 eteenpäin on ollut mahdollista lähettää fakseja Outlook 2003/2007:n sekä kolmannen osapuolen, esimerkiksi Hylafaxin, kautta.
Faksin lähettäminen tapahtuu seuraavalla tavalla:
Avaa uusi sähköposti-ikkuna klikkaamalla Tiedosto -valikkoa, valitsemalla Uusi ja Sähköpostiviesti.
Siirry Asetukset, Muoto ja valitse Vain teksti.
Fill in the To: field with the following syntax [fax: <fax number>], where <fax number> is replaced with the actual phone number of the fax machine.
Täytä Lähettäjä ja Aihe -kentät sellaisina, kuin ne ovat faksin kansilehdessä.
Syötä tekstin runko kuten normaalissa sähköpostiviestissä.
Klikkaa "Lähetä"
Jotta faksiviestejä voidaan lähettää, järjestelmän ylläpitäjän tulee asentaa ohjelmisto tai mukauttaa palvelimen asetuksia. Lisätietoja ylläpitäjille on tarjolla artikkelissa:
Faxipalvelimen integointi.
Zarafan 6.20-versiosta eteenpäin on saatavilla kahdenlaista edustajuutta: Lähetä puolesta ja Lähetä nimissä. Aikaisemmissa versioissa on ollut käytettävissä ainoastaan Lähetä nimissä.
5.12.1. Puolesta lähettämisen oikeudet
Send on Behalf permissions: if a user grants the appropriate permission to another user, the latter can send items on behalf of the other user. In this case an email or meeting request will be sent showing it was on behalf of the other user. The recipient will see in the From: field something similar to ‘_<delegate> on behalf of <user>_’. For example Pete enters the inbox of info and sends an email on behalf of the non-active user info, the following would be seen:
pete@example.com puolesta info@example.com.
5.12.2. Lähetä käyttäjän nimissä
Lähetä nimissä -oikeudet: järjestelmän ylläpitäjä voi antaa käyttäjälle B oikeudet lähettää käyttäjän A nimissä. Tällöin vastaanottaja ei näe, että käyttäjä B oli todellisuudessa viestin lähettäjä; vain käyttäjä A näkyy Lähettäjä -kentässä. Katso Ylläpitäjän oppaasta kuinka nimissälähetysoikeudet annetaan käyttäjälle.
Turvallisuussyistä lähetä nimissä -oikeudet ovat ainoastaan Zarafa-palvelimen ylläpitäjän konfiguroitavissa. Asetus on kuitenkin aina käyttäjän kumottavissa ja käyttäjä voi yhä asettaa vanhan puolestalähetys -oikeuden.
Mikäli saat seuraavan (paluu)viestin lähettäessäsi sähköpostia toisen käyttäjän nimissä tai puolesta, ota yhteys ylläpitäjääsi.
Sinulla ei ole oikeuksia lähettää annetun käyttäjän nimissä.
Zarafa-versiossa 6.20 käyttöön tulleen nimissälähetysominaisuuden vuoksi aiemmat puolesta -lähetysoikeudet mitätöityvät päivitettäessä versioon 6.20 tai suurempaan; ylläpitäjän tai delegoivan käyttäjän tulee antaa oikeudet tai luvat uudelleen.
Muistathan, että puolestalähetyslupa kumoaa aina nimissälähetysluvan, joten käyttäjä voi aina valita, ettei anna toisen käyttäjän (väärin)käyttää nimissälähetyslupia.
Versiosta 6.20 eteenpäin on ollut mahdollista luokitella Outlookin kohteita sekä oletusluokkien että räätälöityjen luokkien perusteella.
5.13.1. Luo räätälöity luokka Outlook 2007:ssä
Luodaksesi räätälöidyn luokan, klikkaa Luokittele -painiketta Outlookin työkalupalkissa ja valitse Kaikki luokat.
Väriluokkaikkunan ilmestyessä, valitse Uusi lisätäksesi uuden luokan.
Uusi luokka -ikkuna ilmestyy; kirjoita siihen luokan nimi, valitse sitä edustava väri ja mahdollisesti sitä edustavan oikopolun avainkoodi.
Klikatessasi OK uusi luokka lisätään automaattisesti saatavilla oleviin luokkiin Väriluokkaikkunassa.
5.13.2. Create a custom category in Outlook 2002/2003
Avaa uusi sähköposti ja valitse työkalupalkki Asetukset.
Valitse tässä ikkunassa (viestiasetukset) luokat, ja sitten Pääluokkalista.
Kirjoita uuden luokan nimi ja lisää se Lisää -painikkeella.
Luokan luomisen jälkeen, vahvista luominen klikkaamalla OK avoinna olevissa ikkunoissa.
5.13.3. Luokittele kohteita ja lajittele luokittain
Luokitellaksesi kohteen (Sähköpostissa, Yhteystiedoissa ja Tapaamisissa), klikkaa sitä hiiren oikealla näppäimellä, valitse Luokittele ja klikkaa sitten toivottua luokkaa.
Järjestelläksesi kohteita luokittain, avaa Näytä -valikko, valitse Luokitteluperuste tai Nykyinen näkymä ja klikkaa sitten Luokat.
5.14. Vietin erääntyminen
Versiosta 6.20.0 eteenpäin on mahdollista asettaa lähtevälle sähköpostille erääntymisaika.
When writing a new mail, this setting can be found under Options > More Options: the Message Options window will appear.
Merkitse Erääntymisaika -asetus ja aseta erääntymispäivä.
