Kun olet luonut uuden tapaamisen kalenteriisi, Zarafa-ohjelma päivittää Vapaa/Varattu-tietoasi. Tämä päivitys tapahtuu hieman sen jälkeen, kun olet luonut tapaamisen tai sillä hetkellä, kun suljet Outlookin. Muut käyttäjät eivät suoraan näe tätä muutosta Vapaa/Varattu-listauksessaan.

Kun luot tapaamisen, voit myös kutsua siihen muita osallistujia. Jos lisäät muita käyttäjiä, listaus päivittyy siten, että siinä näkyvät käyttäjien Vapaa/Varattu-ajat. Tämä helpottaa uuden tapaamisen suunnittelua.

Jotta Vapaa/Varattu-aikoja voidaan käyttää, Jaetun varaston on oltava käytössä Zarafan palvelimella. Kaikki Vapaa/Varattu-ajat on varastoitu piilotettuun kansioon Jaetussa varastossa. Mikäli käyttäjä ei ole vielä kirjautunut sisään Outlookiin tai Webaccessiin eikä ole luonut kohdetta kalenteriin, Vapaa/Varattu-ajat eivät ole saatavilla.