Sélectionner la boîte de courrier entrant pour laquelle une règle doit être créée, et dans le menu Outlook cliquer sur Outils puis sélectionner Règles et alertes. Ici, il est possible de créer des règles qui sont prises en compte sur le serveur dès l'arrivée d'un nouveau courriel.
Il existe certaines limites aux types de règles qui peuvent être instituées. Les modalités des règles peuvent être de plusieurs sortes.
Avec Outlook 2003 or 2007, toute règle créée comprendra systématiquement une option appelée sur cette machine uniquement. Cette option doit être désactivée afin que le serveur puisse exécuter la règle.
Il est uniquement possible de copier, de déplacer ou de supprimer un message. Ces règles peuvent être créées, mais elles ne seront pas effectuées sur le serveur. Un exemple d'une telle règle est d'envoyer le message à l'imprimante, ou de l'envoyer directement sur un autre compte de courrier.
Les règles locales peuvent toujours s'effectuer manuellement en cliquant sur le bouton Exécuter les règles dans la boîte de dialogue Règles et alertes.
