Saisir un sujet pour le rendez-vous, ainsi qu'un emplacement si nécessaire.
Définir un horaire de début et de fin du rendez-vous.
Facultatif : en cochant l'option 'Rappel', vous recevrez un pop-up de rappel (voir : Figure 2.27, « Boîte de dialogue de rappel ») avant que la réunion ne commence. L'intervalle de temps entre le rappel et le rendez-vous est ajustable dans le champ situé à côté de l'option de rappel. Lorsque le pop-up de rappel apparaîtra, WebAccess affichera la liste des rappels avec des boutons pour Ouvrir l'élément, Ignorer l'élément, Tout ignorer les éléments ou encore mettre le rappel sur Snooze jusqu'à un moment donné.
Note
L'utilisation des pop-ups doit être autorisé par le navigateur pour que WebAcces puisse afficher les rappels. Généralement il est nécessaire d'ajouter le nom de domaine de WebAccess à la liste permise par le navigateur.
Figure 2.27. Boîte de dialogue de rappel
Cliquer sur le bouton Inviter des participants pour envoyer une demande de rendez-vous comme le montre Figure 2.28, « Demande de réunion ». Pour ajouter des participants, il suffit de saisir leur adresse électronique. Les adresses électroniques doivent être séparées par un point-virgule. Cliquer sur le bouton À : pour sélectionner des contacts à partir du carnet d'adresses. Les participants recevront une demande de rendez-vous qu'ils pourront Accepter, accepter de manière Provisoire ou Décliner, par ailleurs les participants peuvent également Proposer un nouvel horaire pour cette requête.
Figure 2.28. Demande de réunion
Sélectionner l'onglet Planification pour afficher les statuts Libre/Occupé de multiples personnes (voir : Figure 2.29, « Planification/Libre-Occupé »). À partir de cet onglet il sera possible d'inviter des collègues (Ajouter un nom); un affichage global permettra de voir avec précision si une personne spécifique est occupée, absente du bureau ou disponible. Si un participant a proposé une nouvelle date ou un nouvel horaire de réunion, cette proposition sera également affichée dans l'onglet Planification.
Figure 2.29. Planification/Libre-Occupé
Figure 2.30. Demande de réunion
Pour ajouter des collègues, il suffit de cliquer sur le champ Ajouter un nom.
Les participants peuvent être définis comme étant “requis” ou “optionnel”. Il est également possible de planifier une ressource — comme une salle de réunion ou un équipement particulier — nécessaire à cette réunion.
Note
Les ressources doivent être créées par l'administrateur.
Sous l'onglet Suivi se trouve la liste de tous les participants à cette réunion, ainsi que le statut de leurs réponses.
Figure 2.31. Onglet Suivi
2.5.2. Accepter une demande de rendez-vous
Si quelqu'un vous invite pour un rendez-vous, vous recevrez une demande de rendez-vous. Dans la partie supérieure de la fenêtre d'invitation, une barre contenant les boutons Accepter, Provisoire, Décliner et Proposer un nouvel horaire est affichée afin d'envoyer une réponse à l'initiateur du rendez-vous. Voir Figure 2.32, « Boutons de la fenêtre d'invitation à un rendez-vous ».
Figure 2.32. Boutons de la fenêtre d'invitation à un rendez-vous
Cliquer sur Proposer un nouvel horaire pour proposer une nouvelle date ou un nouvel horaire à l'initiateur du rendez-vous. L'initiateur, à la réception de cette proposition, pourra l'accepter ou la décliner.
