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2.8. Tâches

Une liste de tâches peut être créée dans le répertoire 'Tasks'. Une tâche se crée en suivant les étapes suivantes :
  1. Sélectionner le répertoire Tasks
  2. Cliquer sur le bouton Nouveau afin de créer une nouvelle tâche. Une fenêtre de nouvelle Tâche s'affichera comme dans Figure 2.41, « Fenêtre de nouvelle tâche ».
    Fenêtre de nouvelle tâche
    Figure 2.41. Fenêtre de nouvelle tâche

  3. Remplir les champs appropriés. Les champs de cette fenêtre sont similaires à ceux de la boîte de dialogue Nouveau Rendez-vous.
  4. Cliquer sur le bouton Enregistrer pour confirmer. La tâche s'affichera désormais dans la fenêtre de gestion des tâches.
En outre, de nouvelles tâches peuvent être créées directement à partir de la fenêtre de gestion des Tâches (voir : Figure 2.42, « Fenêtre de gestion des tâches »). Situés immédiatement sous la barre d'outils se trouvent les champs permettant de créer une nouvelle tâche. Il suffit de saisir les éléments de la nouvelle tâche directement dans ces champs vides et de les enregistrer en appuyant sur la touche ENTRÉE du clavier.
Fenêtre de gestion des tâches
Figure 2.42. Fenêtre de gestion des tâches

2.8.1. Récurrence dans les tâches

Récurrence d'une tâche
Figure 2.43. Récurrence d'une tâche

2.8.1.1. Ajouter/Modifier la récurrence d'une tâche

Seul le propriétaire d'une tâche peut modifier les éléments d'une tâche récurrente.
  1. Sélectionner Périodicité dans le menu de la fenêtre de tâche comme indiqué dans Figure 2.41, « Fenêtre de nouvelle tâche ». Une nouvelle fenêtre s'affichera permettant de configurer la récurrence de la tâche comme le montre Figure 2.43, « Récurrence d'une tâche ».
  2. Sélectionner le mode de périodicité (Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel, Annuel).
  3. Pour préciser quand la tâche doit se répéter, suivre l'une des instructions suivantes :
    • Répéter la tâche à intervalles réguliers : Cliquer sur les options situées sur le côté droit du mode de périodicité pour répéter la tâche à des intervalles spécifiques
    • Répéter la tâche à un intervalle ultérieur à sa date d'achèvement : Cliquer sur Régénérer une nouvelle tâche et saisir l'intervalle dans le champ correspondant.

Note

Les tâches récurrentes apparaissent une seule à la fois dans la liste de tâches. Une fois que l'utilisateur marque une occurrence de la tâche comme étant achevée, alors l'occurrence suivante s'affiche dans la liste.

2.8.1.2. Supprimer la périodicité d'une tâche

  1. Ouvrir la tâche récurrente
  2. Cliquer sur Périodicité dans le menu de la fenêtre de tâche.
  3. Cliquer sur Supprimer la périodicité comme indiqué dans Figure 2.43, « Récurrence d'une tâche »

2.8.2. Demandes de tâche

Un utilisateur peut non seulement créer ses propres tâches, il peut également assigner des tâches à d'autres personnes en leur envoyant une demande de tâche.
Demande de tâche
Figure 2.44. Demande de tâche

2.8.2.1. Assigner une tâche à quelqu'un

  1. Cliquer sur Assigner la tâche dans le menu de la fenêtre de tâche comme indiqué dans Figure 2.41, « Fenêtre de nouvelle tâche ». Cela affichera les éléments de saisie d'une demande de tâche comme indiqué dans Figure 2.44, « Demande de tâche ».
  2. Saisir l'adresse de l'utilisateur dans le champ À. L'adresse de l'utilisateur peut également se définir soit en cliquant sur le bouton Vérifier les noms dans le menu, soit à partir de Liste de suggestions qui apparaîtra lors de la saisie du nom de l'utilisateur.
  3. Cocher ou décocher la case Garder une copie de la tâche dans ma liste des tâches ainsi que la case M'envoyer un rapport de situation une fois la tâche achevée.
  4. Dans le corps, saisir les instructions ou les informations se rapportant à la tâche.
  5. Cliquer sur Envoyer

Note

Lorsqu'une tâche récurrente est assignée, une copie de cette tâche sera créée dans la liste de tâche, mais elle ne sera pas mise à jours. Si la case M'envoyer un rapport de situation une fois la tâche achevée est cochée, un rapport de situation sera envoyé chaque fois qu'une des occurrences de la tâche sera achevée.

2.8.2.2. Accepter ou décliner une demande de tâche

  1. Ouvrir une tâche ou une demande de tâche.
  2. Cliquer sur Accepter ou Décliner.

2.8.2.3. Reprendre la responsabilité d'une tâche déclinée

  1. Ouvrir la tâche qui contient la demande de tâche déclinée
  2. Cliquer sur Revenir à la liste des tâches