5.2.1. het aanmaken van een Public folder
standaard kunnen alle gebruikers mappen en items aanmaken in de public folder. Echter, de machtigingen van deze nieuwe items zijn zo ingesteld dat deze alleen gelezen kunnen worden door andere gebruikers.
To enable others to write to the folder, the correct permissions must be set; for example allow writing and deleting by the group Everyone. (See Sharing of folders).
5.2.2. Mappen delen (machtigingen instellen)
De rechtenstructuur is gebouwd met flexabiliteit in het achterhoofd. Het is mogelijk om per map machtigingen in te stellen. Iedere map neemt de rechten van de bovenliggende map over. Daarnaast neemt elk item de machtigingen over van de map waar het item in zit.
Voordat een map toegevoegd en bekeken kan worden door andere gebruikers, moeten de rechten eerst correct worden ingesteld.
Om dit te bewerkstelligen, klik op de rechtermuisknop op een map en kies voor Eigenschappen.
In the appearing dialog window different settings can be chosen, regarding the properties of the folder. The last tab window contains the permissions settings.
Bovenaan is een lijst met gebruikers en de bijbehorende ingestelde machtigingen die ingesteld zijn. Nadat een gebruiker is geselecteerd, kunnen de machtigingen onderaan geselecteerd worden.
Gebruikers kunnen toegevoegd en verwijderd worden met de twee knoppen onderaan de gebruikerslijst.
For example, to give user Pete the rights to read and write to items in a folder, first click Add…. After selecting Pete and clicking OK, Pete will show up in the list. After this the right checkboxes can be set; to enable reading and writing only set Read items and Edit items on All.
Tabel 5.1. Uitleg van machtigingen
|
Machtigingen
|
Beschrijving
|
|---|
|
Items aanmaken
|
De gebruiker kan items aanmaken
|
|
items lezen
|
De gebruiker kan items lezen
|
|
Alle items wijzigen
|
De gebruiker kan alle items wijzigen
|
|
Wijzig eigen items
|
De gebruiker kan alleen zijn/haar eigen items wijzigen
|
|
Verwijder alle items
|
De gebruiker kan alle items verwijderen
|
|
Verwijder eigen items
|
De gebruiker kan alleen zijn/haar eigen items verwijderen
|
|
subfolders aanmaken
|
De gebruiker kan subfolders aanmaken
|
|
Mappen zijn zichtbaar
|
De gebruiker kan de map bekijken
|
|
map machtigingen
|
De gebruiker kan machtingen op de map veranderen
|
If there are no check boxes selected for a user, then denying permissions are in effect and the user can not access the folder. When no permissions are set on the folder, the folder one level higher is checked for the set ACLs.
Permissions that apply to the user are cumulative, meaning that the user will receive the sum of the permissions that apply to his or her user account and groups of which the user is a member.
By default a user only has read/write permissions on their own folders and is able to create folders in the Public Folders.
The owner is saved with every item. This way, depending on the set permissions, a user is only allowed to delete their own items and not items belonging to other users. The owner of the mail box can always edit or delete all items in his/her mail box, regardless of the owner of the items.
It is possible to give administrative rights to users, after which they have access to the entire Zarafa system. These administrators have the ability to change the permissions on public folders and the folders of each user on the system. Also, every folder or item can be opened by an administrator.
5.2.3. Adding or opening folders shared by other users
To add shared folders of other users and to be able to write to or read from it, the following steps should be executed:
Click in Outlook on File and Open Shared Folders….
Choose in the dialog window the user and the type of folder to be opened, then click OK.
If Inbox is chosen (permanent), then not only a folder will be opened but an extra mail box will be added in the folder list of Outlook. This folder will appear in a separate Outlook window with the folders described as (temporary).
It is only possible to read or write to this folder after the owner has given the rights to do so. See the previous paragraph about setting permissions.
5.2.4. Adding or removing complete stores of other Zarafa users
In order to delete mail boxes (also called stores) which were added to the list of mail boxes in the folder list of Outlook, the user must do the following:
Click with the right mouse button on a mail box:
Select Properties > click Advanced… > select the tab Advanced in the Zarafa server dialog window.
Click Remove to remove or Add to add a mail box.
After clicking Add, select a user to add his/her store and let the store appear in the folder list of Outlook.
