Selecione o usuário clicando na caixa de verificação na frente de seu nome. Clique no botão Remove User na barra superior.

A janela do Load Group pode ser aberta clicando sobre o botão Load Group na barra de ferramentas no Webaccess.

A janela consiste em duas listas. A lista à esquerda mostra os diferentes grupos que foram criados. A lista à direita mostra todos os usuários que são membros de um grupo particular, quando esse grupo foi selecionado a partir da lista à esquerda.

Para adicionar ou excluir um grupo ou usuário utilize, respectivamente, o botão de 'mais' ou de 'menos' do lado direito da lista. Lembre-se que é necessário selecionar um grupo antes de adicionar ou remover um usuário.

Quando se adiciona um usuário na 'linha do tempo' é possível que não tenha as permissões necessárias para criar compromissos em um calendário ou não tenha a permissão para ver os conteúdos das pastas todas juntas. Quando não existe a permissão para criar um compromisso, um ícone é acrescentado após o nome indicando. Quando não se tem o acesso a nenhuma parte do calendário, toda a linha do tempo'é marcada em vermelho e uma mensagem de aviso é mostrada.

A barra acima da linha do tempo contém também as informações de free/busy que são carregadas no Calendário multi-usuário. O barra também mostra se os compromissos estão definidos como Tentative, Busy ou Out of Office.

Para criar um compromisso é necessário um duplo clique sobre a linha do tempo do usuário que deseja criar um compromisso. Uma nova janela será aberta onde o compromisso poderá ser criado.

Para excluir um compromisso, é necessário primeiramente que abra o compromisso e em seguida clique na cruz vermelha.

Pode-se mover um compromisso abrindo-o e mudando o horário de início. Na prática, a maioria dos usuários prefere fazê-lo usando o drag-and-drop. Para arrastar é necessário que clique com o botão esquerdo do mouse sob o compromisso e mantenha pressionado movendo-o na linha do tempo até o local desejado e posteriormente solte-o. Para auxiliar no posicionamento do compromisso, uma superposição em vermelho (see: Figura 2.38, “Arrastando os compromissos”) segue o mouse para indicar o nov local em que o item será colocado naquele momento.

Também é possível arrastar um compromisso para o arquivamento de outro usuário (caso possua as permissões necessárias para essa tarefa). Simplesmente mova com o mouse para onde deseja (a superposição em vermelho acompanhará quando possuir a permissão para criar em outro calendário).

É possível modificar o nível de zoom rapidamente sob a linha do tempo; basta alterar o nível de zoom na caixa suspensa no canto superior esquerdo do Calendário Multi-usuário. Essa alteração não é salva e voltará ao padrão (conforme o definido nas Preferências) na próxima vez que o Calendário multi-usuário for aberto.

Para alterar o número de dias que são mostrados na 'linha do tempo' e alterar o número de dias que são mostradas ao mesmo tempo (nível do zoom) é necessário abrir as Preferência. Na aba Calendário essas opções podem ser encontradas. Essas configurações serão utilizadas sempre que abrir o Calendário multi-usuário.

Para alterar o período em que é mostrado na 'linha do tempo' é possível usar os botões de Dia anterior/Próximo dia na barra superior. É possível também mover cada dia ou um período inteiro (um período é o número de dias que são carregados na 'linha do tempo') para atrás ou adiante.